Журнал по форме ко 3. Инструкция: заполняем журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Форма журнала регистрации, утвержденная предприятием

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) фиксирует первичные учетные документы наличного обращения денежных средств.

Требование к организациям госсектора отражать их в книге регистрации закреплено в Приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н. Для организаций не государственного сектора, в том числе и НКО, применять форму не обязательно (№ 402-ФЗ). Но если организация решает использовать ее, необходимо закрепить это в учетной политике.

Форма книги утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 и определена кодом унифицированной формы 0310003.

Что вносить в форму КО-3

При обращении с первичными учетными документами по учету наличных денег необходимо соблюдать указания Банка России:

• от 07.10.2013 № 3073-У о порядке осуществления наличных расчетов;
• от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций по приему наличных денег.

Нужно вести учет всей «первички», которая оформляются при обращении с наличными денежными средствами:

• приходные кассовые ордера (ПКО);
• расходные кассовые ордера (РКО).

Обязательно указываем сведения:

• номер ордера;
• дату;
• сумму;
• примечания.

Заполнение кассового журнала, образец

Допускается ведение журнала как с помощью технических средств (то есть в электронной форме), так и в бумажном виде. Если журнал ведется в бумажной форме и заполняется от руки, следует помнить, что все его страницы нужно пронумеровывать, прошить нитью и заверить подписью.

Рассмотрим, как заполнять кассовый журнал, на примере.

Условно процесс можно разбить на две части: заполнение титульного листа и таблицы учета.

Шаг 1. Заполняем титульный лист.

Указываем наименование организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Пишем код по ОКПО согласно данным статистики.

Шаг 2. Прописываем период, за который ведется учет. Так же должность и ФИО ответственного лица.

Каждый лист разделен на две части: в левой части - регистрация приходных ордеров (ПКО); в правой - расходных ордеров (РКО). Заполняются они одинаково.

Шаг 3. Заполняем дату и порядковый номер приходного или расходного документа.

Шаг 4. Прописываем сумму, которая указана в документе.

Шаг 5. В примечании кратко указываем информацию от кого получены или кому выданы деньги, а также основание для этого.

Исправления и отсутствие обязательных записей недопустимы!

Заполненный образец

Нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс

По функционалу это тот же самый аппарат, что и раньше, который печатает чеки и хранит информацию о них. Но только теперь, онлайн-кассам (в том числе при аренде онлайн кассы) необходим выход в интернет, чтобы передавать сведения о совершенных операциях в налоговую инспекцию. А также есть такая функция, как отправка на электронную почту чека покупателю.

Теперь, благодаря инновационной онлайн-кассе, многие документы, которые утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132 не нужно использовать. Но это не касается таких документов как:

• кассовый журнал;
• приходный и расходный ордер.

Поэтому необходимость вести учет в специальной книге при онлайн-кассах сохранена. Правила ведения подробно изложены в указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО

Существующее положение о наличном денежном обращении (закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ) предусматривает единые правила, которые обязательны для выполнения и организациями, и банками. Согласно ст. 34 этого закона Банк России устанавливает порядок ведения кассовых операций фирмами, которые должны иметь кассу для получения и выдачи наличных денег. Незадействованные в обороте средства следует хранить в банке.

При расчете наличными за товары и услуги принимающей деньги организацией должна применяться контрольно-кассовая машина для фиксации полученной суммы. При этом оформляют приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1). Если полученная сумма превышает лимит остатка в кассе , то излишек должен быть сдан в банк. Для этого оформляют расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформляют и при получении денежных средств из банка для выдачи зарплаты, подотчетных сумм, командировочных расходов. РКО оформляют при выдаче денег на эти цели конкретным работникам фирмы.

Порядок ведения кассовых операций оговорен в указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившем в силу с 01.06.2014. Согласно этому указанию все операции по выдаче или приему денег фиксируются в первичных документах (ПКО и РКО), после чего они должны быть отражены в журнале регистрации (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 18.08.1998 № 88).

С требованиями к первичным документам можно ознакомиться в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Правила оформления журнала приходных и расходных кассовых ордеров

Основные законодательные требования к заполнению ПКО и РКО:

• к ордеру должен быть приложен первичный документ, являющийся основанием для его оформления;
• помарки и исправления в ордерах не допускаются;
• обеспечение сквозной нумерации ордеров по каждому виду с начала года;
• обязательная регистрация ордеров в журнале;
• ордера действуют только в день их составления.

Учет расходных и приходных кассовых ордеров является обязанностью каждой фирмы. Операции с наличными средствами производит главный бухгалтер или уполномоченное им лицо. Ордера оформляют от руки или распечатывают на принтере.

Квитанцию от приходного ордера выдают лицу, внесшему деньги, а сам ордер остается у кассира. Кассир фиксирует полную информацию о нём в журнале регистрации кассовых ордеров КО-3.

Выдачу наличности производят с оформлением расходного кассового ордера. Одновременно его фиксируют в журнале. В нём же отражают данные по ведомостям на зарплату. А на самих ведомостях ставят отметку (штамп) с реквизитами РКО.

В расходном ордере записывают данные паспорта получателя денег. На ведомостях по зарплате допускается указание на один расходный ордер.

При наличных расчетах между юрлицами необходимо помнить о соблюдении их максимально разрешенного размера. В 2019 году он составляет 100 000 руб. по одному договору. При несоблюдении этого правила неизбежны штрафы. Полученные в кассу деньги фирма может использовать только на выплату зарплаты и оплату приобретаемых товаров. Оставшиеся суммы сверх установленного лимита она должна сдавать в банк.

Итоги

Журнал регистрации кассовых ордеров фиксирует информацию обо всех составленных приходных и расходных кассовых ордерах. Вести его нужно по установленной форме КО-3.

Все документы, свидетельствующие о тех или иных операциях, проходящих через кассу компании должны регистрироваться в специальном журнале учета приходных и расходных кассовых документов – это одна из основных норм кассовой дисциплины.

ФАЙЛЫ

Роль журнала

Основная задача журнала заключается в том, чтобы привести в порядок движение первичных расходных и приходных документов, поэтому регистрировать их необходимо сразу после создания. И только затем они могут быть переданы кассиру для дальнейшей работы (исключения составляют ордеры на получение заработной платы, которые составляются на один день, но не всегда могут быть своевременно реализованы).

Кроме того, наличие журнала позволяет руководству предприятия избежать ситуаций, связанных с неправомерным использованием платежных документов. Для этой цели в конце каждого рабочего дня бухгалтер компании должен сверить все записи, внесенные в журнал с наличествующими корешками «приходников» и «расходников».

Также правильно заполненный журнал в случаях налоговых проверок позволяет быстро проконтролировать остаток в кассе (здесь не лишним будет напомнить, что при использовании кассы, следует строго придерживаться наличных денежных средств).

Какие документы должны быть зарегистрированы в журнале

В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов должны быть:

• все документы, свидетельствующие о приходе и расходе денежных средств, независимо от того, из каких источников они поступили или на какие цели были истрачены;
• информация о , сопровождающих выдачу заработной платы работникам предприятия (но только после проведения процедуры выплаты);
• заявления на получение денежных средств и т.п.

Можно ли обходиться без журнала регистрации

По закону компании, работающие с контрольно-кассовой техникой, обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Одно из основных ее правил гласит, что все документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. При этом если организация нарушает данную норму, в случае ей грозит административное наказание в виде крупного штрафа (при этом наказанию подлежит как само юридическое лицо, так и его руководитель).

Кто должен вести журнал

Функция по ведению журнала обычно лежит на материально-ответственном лице — специалисте бухгалтерского отдела, в качестве которого может выступать либо рядовой бухгалтер, либо кассир предприятия. Контроль же за правильность оформления и ведения с определенной периодичностью должен осуществлять главный бухгалтер.

Как часто надо менять журнал

Точных сроков по периоду ведения журнала закон не устанавливает, поэтому они определяются внутренними нормативными актами компании в зависимости от ее потребностей.

Довольно часто это бывает какой-либо налоговый период: квартал, полугодие или год.

Можно ли допускать в журнале ошибки

Никакие ошибки и исправления в журнале допускать крайне нежелательно. Но если какая-то неточность все же закралась в документ, следует аккуратно зачеркнуть неверные сведения, написать сверху правильные и поставить рядом подпись ответственного лица и дату исправления.

Правила по составлению журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

На сегодняшний день существует несколько способов ведения журнала, поскольку единого унифицированного его образца, обязательного к применению нет. Предприятия могут вести документ в произвольном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному в учетной политике компании или же использовать ранее общеприменимую форму.
При этом журнал должен содержать ряд обязательных сведений:

• наименование предприятия и структурного подразделения, собственностью которого является документ;
• код организации по (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);
• год или иной период, за который он ведется;
• персональные данные сотрудника, имеющего прямое отношение к его заполнению: его должность, ФИО.

Основная информация оформляется в виде таблицы, в которую в хронологическом порядке вносятся данные обо всех кассовых документах: с левой стороны о приходных, с правой стороны о расходных. По каждому из них в соответствующие ячейки вписываются:

• дата,
• номер (по внутреннему документообороту компании),
• сумма, которая по нему проходит,
• примечание.

Все строки обязательны к заполнению, в том числе примечание – оно дает разъяснение к той или иной платежной бумаге.

Правила оформления журнала

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.

В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.

Новая форма "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Подробнее о применении формы КО-3:

• Порядок учета и ведения кассовых операций в ЧОП

  ... »; - КО-2 «Расходный кассовый ордер»; - КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных... и расходных кассовых документов (форма КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма КО-3). В тех случаях, когда на... приходных и расходных кассовых документов (КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных...

• Кассовые операции. Общие положения
• Режимы налогообложения доходов индивидуальных предпринимателей

  И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...

• Документация по учету кассовых операций

  И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...

• Ограничения для ПБОЮЛ. Стоит ли бить тревогу?

  2 «Расходный кассовый ордер»; ̶ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• Кассовые операции индивидуальных предпринимателей

  И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). Если на прилагаемых к расходным... и иных) в журнале (форма №КО-3) производится до передачи их в...

• Некоторые обязанности плательщиков ЕНВД

  ... »; №КО-2 «Расходный кассовый ордер»; №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• ... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• Некоторые обязанности налогоплательщиков ЕНВД

  ... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• Выдача валюты на командировки

  Расходных кассовых документов по форме № КО-3. И в-третьих, отразить операцию...

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации.
Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Скачать образец заполнения КО-3 (Excel): стр.1 стр.2

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить журнал регистрации КО-3

Журнал должен быть заполнен либо кассиром, либо другим работником бухгалтерии. Титульный лист КО-3 должен содержать:

Присвоенный организации код ОКПО,

Наименование организации,

Наименование структурного подразделения организации с указанием присвоенного ему кода (если код не присваивается, то ставится прочерк),

Период, на который заводится журнал регистрации,
- должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение данного журнала.

Заполнение рабочих листов журнала.
Рабочий лист состоит из двух частей: приходные и расходные документы. В графах 1-2 и 5-6 указывается дата и номер документа. В графах 3 и 7 указывается сумма наличных денежных средств, поступивших или выданных из кассы. В графах 4 и 8 указывается краткое примечание, описывающее операцию по приёму или выдаче денежных средств (например, з/плата за июль 2012, возврат аванса и т.п.).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру