ВходКурс лекций по дисциплине "документационное обеспечение управления" план-конспект урока на тему. Документационное обеспечение управления Организация и технология документационного обеспечения управления лекции
) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается , поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):
- Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
- Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
- Систематизация архива документов.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
- обеспечение документирования управленческой деятельности;
- организация работы с документами в учреждении;
- совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции
- Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
- качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
- Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
- Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
- Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
- Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
- Контроль за исполнением документов;
- Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
- Обеспечение защиты информации.
- Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
- разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:
- Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
- Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.
Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:
- системы управления базами данных;
- системы поиска документов и анализа текстов;
- системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
- среду клиент-сервер;
- Internet/intranet.
Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
- организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
- распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
- документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов .
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Альбом форм документов организации . Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :
- Управление делами.
- Общий отдел.
- Канцелярия.
- Секретарь.
Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
- Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
- приемная;
- секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
- секретариат коллегии;
- протокольное бюро.
- Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
- Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
- экспедицию;
- бюро переписки;
- бюро учета и регистрации документов;
- компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
- Отдел писем.
- Центральный архив.
- Инспекция.
АННОТАЦИЯ
Конспект лекций разработан в соответствии с требованиями к
обязательному минимуму содержания и уровня подготовки
государственного образовательного стандарта высшего
профессионального образования второго поколения по
специальности 032001 «Документоведение и документационное
обеспечение управления». Даны основные понятия
документационного обеспечения управления (ДОУ). Изложены
требования к организации служб ДОУ. Описаны правила
разработки локальных нормативных актов по ДОУ. Приведена
методика анализа состояния ДОУ в организациях.
Конспект лекций подготовлен на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства». Предназначен для студентов дневной и заочной форм обучения по специальности «Документоведение и ДОУ», а также студентов других специальностей, изучающих вопросы организации ДОУ.
Конспект лекций является электронной версией книги:
Организация и технология документационного
обеспечения управления
: Конспект лекций. Фионова Л.Р. Пенза: Изд-во Пенз.
гос. ун-та, 2008.– 159 с.: ил. 34, библиогр. - 29 назв.
ВВЕДЕНИЕ
1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)
2 ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
2.1 Формы и структура службы ДОУ
2.2 Положение о службе ДОУ
2.3 Должностной состав службы ДОУ
2.4 Должностные инструкции
3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
3.1 Обработка входящих или поступающих документов
3.2 Обработка исходящих или отправляемых документов
3.3 Порядок прохождения внутренних документов
3.4 Регистрация документов
3.5 Организация информационно справочной работы
3.6 Контроль за исполнением документов
3.7 Работа с обращениями граждан
4 РАЗРАБОТКА ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
4.1 Инструкция по документационному обеспечению управления
4.2 Разработка Табеля форм документов организации
4.3 Разработка Альбома форм документов, применяемых в организации
4.4. Составление номенклатуры
4.5 Методика анализа состояния ДОУ в организации
5 ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В ТЕКУЩЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
6 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ГЛОССАРИЙ
ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ
ПРИЛОЖЕНИЯ
Введение
Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием
невозможно без использования современных технологий делопроизводства
или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс
управления базируется на информации об управляемых объектах, которая
чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой
принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает
процесс управления, но сам процесс управления может существовать только
тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок
документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это
технология управления.
Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.
Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.
Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.
Сотрудник организации стремится к закреплению информации в
документах при решении следующих задач:
управление текущей работой, когда это связано с поступлением и
передачей большого количества информации,
управление ресурсами организации во времени и пространстве в
текущем режиме и с перспективой на будущее,
управление (координация) работой подчиненного ему персонала,
реализация договоренностей с внешними организациями,
отражение хода мероприятий, событий,
анализ различных данных и их оценка,
подведение итогов работы за определенный период,
планирование рабочего времени,
прогнозирование развития определенных процессов и определения
наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.
Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит и повышает ее конкурентоспоспособность.
Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
Электронная версия книги : [Скачать, PDF, 1.23 МБ ].
Для просмотра книги в формате PDF требуется программа Adobe Acrobat Reader, новую версию которой можно бесплатно скачать с сайта компании Adobe.
Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности торгового предприятия; рассмотрение классификации документов.
Вопросы для изучения:
1.Предмет, содержание и задачи ДОУ.
2.Место и роль документов в управлении на современном этапе.
3.Классификация документов.
1. Предмет, содержание и задачи ДОУ
Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.
Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
2. Место и роль документов в управлении на современном этапе
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно- документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Рассмотрим свойства и функции документа.
Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
Коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
Учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
3. Классификация документов
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
Документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
По способу документирования
Рукописные;
Электронные;
Графические;
Кино-, фотодокументы.
по сфере использования
Организационно- распорядительные;
Финансовые;
Научно-технические;
Отчетно-статистические.
Простые;
Сложные.
по месту составления
Внутренние;
Внешние.
по степени гласности
Открытые;
С грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
По происхождению
Официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
По юридической силе
Оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
Копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
Отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
Заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
Выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
Дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
По форме изложения (степени унификации)
Индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
Трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
Типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
Примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
Унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
По срокам исполнения
Срочные (с указанием срока исполнения);
Несрочные.
по срокам хранения
Временного хранения (до 10 лет);
Долговременного хранения (свыше 10 лет);
Постоянного хранения.
Тема 2. История развития системы государственного документирования.
Цель изучения: изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.
Вопросы для изучения:
1. Делопроизводство в Древней Руси.
2. Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв.
3. Коллежское делопроизводство.
4. Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв.
5. История управления и делопроизводства в ХХ вв.
1. Делопроизводство в Древней Руси
На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период (Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.
В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.
Министерство образования и науки РФ
ФГБОУ ВПО «Кемеровский технологический институт
пищевой промышленности»
СРЕДНЕТЕХНИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
Конспект лекций
по дисциплине ОПД.03 «Документационное обеспечение управления»
для специальности 100106 «Организация обслуживания
в общественном питании»
направления 100100 «Сервис»
всех форм обучения
Разработал:
преподаватель филиала
кафедры «БУАА»
Молдованова О. Л.
Рассмотрено и утверждено
на заседании филиала
кафедры «БУАА»
Протокол №__от______
О.А.Коньшина
Кемерово 2011
|
Введение |
||
|
Документирование управленческой деятельности……………… |
||
|
Управленческая документация…………………………………… |
||
|
Система организационно-распорядительной документации…….. |
||
|
Договорно-правовая документация…………………………… |
||
|
Документация по внешнеэкономической деятельности………….. |
||
|
Документация по трудовым правоотношениям………………… |
||
|
Претензионно - исковая документация……………………………. |
||
|
Организация работы с документами……………………………….. |
||
|
Список литературы………………………………………………….. |
ВВЕДЕНИЕ
«Документационное обеспечение управленческой деятельности» является дисциплиной экономического цикла, необходимой для подготовки студентов специальностей 080110 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)». Знания, полученные студентами при ее изучении, имеют теоретическое и практическое значение для формирования специалистов указанного профиля.
Цель преподавания дисциплины состоит в том, чтобы ознакомить студентов с основами делопроизводства при организации управления предприятием в современных условиях и дать будущим специалистам знания о действующих общегосударственных нормативно-методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.
К основным задачам дисциплины относится:
Знакомство с требованиями Гражданского Кодекса Российской Федерации, Кодекса Законов о труде, ГОСТами и типовыми инструкциями по делопроизводству, основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах;
Изучение правил составления документов и организации работы с ними;
Изучение порядка текущего хранения документов;
Овладение методикой обработки дел для последующего хранения.
По окончании изучения дисциплины студенты должны:
Знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов;
Умение грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;
Иметь представления об организации движения документов;
Владеть правилами и формами деловой и коммерческой переписки, в том числе с зарубежными партнерами на иностранных языках.
Тема 1. Документирование управленческой деятельности
1. Понятие делопроизводства
1. Понятие делопроизводства
Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.
Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
От организации делопроизводства зависят:
Эффективность управления;
Экономичность;
Оперативность;
Культура труда работников управления.
Делопроизводство состоит издвух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
Правила оформления документов;
Правила работы с документами;
Обеспечение сохранности документов;
Порядок передачи документов на архивное хранение;
Работу службы делопроизводства (функции, структура, штат);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
Юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
Законами РФ;
Государственными и отраслевыми стандартами;
Общероссийскими классификаторами;
Государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
Инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства.
Главархивом в 1988 году разработан и внедрен важный документ по организации делопроизводства «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).
ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления.
Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и технологий сбора, обработки, использования и хранения информации.
ГСДОУ разработаны государственные стандарты (ГОСТы) на документы. ГОСТы содержат все необходимые требования, предъявляемые к форме документов, бланкам, составу реквизитов.
Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления имеет следующие особенности:
Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;
Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;
Ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;
Относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;
Основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.
2. Понятие «документ». Классификация документов
Любое управленческое решение выносится на основе информации. Информация может быть представлена:
В устной форме;
В документированной форме.
Термин «документ» появился в России в XVIII в. и в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ дает понятие «документированная информация» или «документ» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа - документы по функциям управления.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть разными:
- по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
- по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
- по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
- по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
- по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;
- по средствам фиксации - письменные, графические, фото- и кинодокументы и т.д.
Документы многофункциональны.
К основным функциям документовможно отнести:
Информационную (документирование, хранение и предоставление информации);
Управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
Коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);
Правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);
Организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);
Научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).
Вопросы для самоконтроля
1. Понятие делопроизводства и его нормативное регулирование.
2. Классификация документов.
Тема 2. Управленческая документация
1. Классификация управленческой документации
3. Формуляр-образец
4.Состав, расположение и характеристика реквизитов документов
Классификация управленческой документации
Управленческая документация - это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.
Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:
а) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);
б) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
в) документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);
г) плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);
д) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);
е) информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);
ж) нормативные документы вышестоящих органов - документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;
з) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);
и) контракты (договоры), соглашения, предложения.
Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.
2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации
Основные требования к составлению документа можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным.
Требования к оформлению документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.
Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных стандартных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 - левое, верхнее, нижнее;
10 - правое.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта расположения бланков – угловой и продольный.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10,11,12;14,15,16;17;18;19.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11,12;17;18.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
3. Формуляр-образец
Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.
Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных «ручных» технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных (информационных) технологиях.
Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.
Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.
Требования к построению формуляра-образца следующие:
форматы бумаги – от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальными (книжным) расположением текста;
служебные поля – поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;
состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.
обеспечение