Главная / Материалы / Что такое ERP-система? Планирование финансовых ресурсов предприятия

Что такое ERP-система? Планирование финансовых ресурсов предприятия

В четыре раза ниже, чем в США. Задача модернизации экономики поставлена на государственном уровне, и предприятиям, особенно использующим наукоемкие технологии, необходимо искать внутренние резервы оптимизации.

Решения ERP - это системы управления ключевыми бизнес-процессами предприятия. ERP система включает в себя модули: планирование деятельности компании, бюджетирование, логистика, ведение учета, управление персоналом, управление производством, управление клиентами. Корпоративная, управленческая, бухгалтерская отчетность позволяет высшему руководству получить комплексную картину деятельности предприятия, что делает ERP систему незаменимым инструментом автоматизации операционной деятельности и поддержки принятия текущих и стратегических управленческих решений. По сути, ERP система – это комплексное хранилище и использование информации, возможность получения данных по направлениям деятельности организации в рамках работы в одной системе.

Проект по внедрению ERP системы можно разделить на следующие стадии: планирование проекта, постановка целей; диагностика и анализ требований; выбор и обоснование платформы, готового решения; проектирование информационной системы; документирование и согласование проектных решений; разработка программного обеспечения; тестирование информационной системы; развертывание системы; обучение пользователей; эксплуатация и поддержка, а также оценка результатов. Управление проектами основывается на лучших практиках и методологиях. В зависимости от желаний, потребностей и масштаба проекта заказчика внедрение ERP систем может длиться как от трех месяцев, так и до 24 месяцев.

Стоимость проекта по внедрению ERP систем включает в себя стоимость покупки лицензий (существует также возможность аренды лицензий) и стоимость услуг по настройке и внедрению системы или отраслевого решения. Стоимость проекта, конечно же, зависит от методологии внедрения, от объема консалтинговых услуг, от желаний и потребностей заказчика. Также нужно учитывать расходы на ИТ-инфраструктуру, мотивацию команды и эксплуатацию системы.

Внедрение ERP системы позволяет компаниям увеличить свои доходы, за счет лояльности старых клиентов и привлечению новых; снизить управленческие и операционные затраты в среднем на 15%; снизить коммерческие затраты на 35%; сэкономить на оборотных средствах; уменьшить цикл реализации; снизить страхового уровня складских запасов; уменьшить дебиторскую задолженность; увеличить оборачиваемость средств в расчетах; увеличить оборачиваемость материальных запасов; улучшить утилизацию основных фондов.

Внедрять ERP систему необходимо в тех случаях, когда четко определена цель внедрения, существует заинтересованность ТОП – менеджмента в ясности и автоматизации бизнес-процессов в организации, в компании существуют ресурсы для внедрения и мотивация, заказчик определился с платформой и командой внедренцев – разработчиков.

Концепция ERP

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning - Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning - Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

Один из важных вопросов – относится система к классу ERP, либо является учетной. Чтобы ответить на этот вопрос, не следует забывать, что ERP-система (как следует из названия) – это в первую очередь система планирования ресурсов. Она описывает не только ситуацию «как было» и «как есть», но и «как будет», «как должно быть». ERP-системы не просто хранят данные о происходящем на предприятии, но и имеют в своем составе модули планирования и оптимизации всех видов ресурсов (финансовых, материальных, человеческих, временных и т.п.), а большинство функций учета, реализованных в системе, направлено на поддержку функционирования этих модулей.

Для реализации функций планирования и оптимизации необходимо наличие в системе обратной связи. Т.е. на основании целей управления составляется план, затем по ходу выполнения работ проводится фиксация реальных показателей, их анализ и на основании сравнения поставленных целей и достигнутых результатов вырабатывается корректирующее воздействие. Учётная система позволяет только фиксировать результаты. Она, в отличие от ERP-системы не включает в себя функции для автоматизации планирования, и сравнения `план - факт`. Иначе говоря, с помощью учетных систем можно выполнить только некоторую аналитическую часть управления, но не синтетическую. В этом принципиальное отличие ERP-системы от учетной системы.

Функции ERP-систем

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. Основные функции ERP систем:

ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;
формирование планов продаж и производства;
планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;
управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;
планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;
оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;
управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.

Особенности внедрения

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании - поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Любая ERP-система, как правило, рассчитана на определенный сегмент рынка. Так, SAP чаще используют на крупных промышленных предприятиях, Microsoft Dynamics - в компаниях среднего размера и разного профиля, 1С - в компаниях небольших, а также в случае ограниченного бюджета.

Стоимость внедрения ERP, в зависимости от размера компании, сложности и выбранной системы, может составлять от 20 тыс. USD до нескольких миллионов USD. В эту сумму включаются лицензии на ПО, а также услуги по внедрению, обучению и поддержке на этапе запуска системы в эксплуатацию.

Всё больше предприятий различных масштабов по всему миру стремятся внедрить в свою работу мощнейшее средство управления, известное как ERP-система. Её использование призвано наладить эффективный контроль и планирование всех стратегически важных для организации бизнес-процессов, оптимизировать функционирование основных производственных и вспомогательных объектов.

Понятие ERP и ERP-системы

Бизнес-стратегия ERP (EntERPrise Resource Planning) представляет собой интеграцию всех подразделений и процессов организации: производственных мощностей, управлений финансового, кадрового и клиентского профиля и многих других. Такое объединение в первую очередь направлено на оптимизацию распределения различных ресурсов внутри предприятия.

Если ранее это было чисто маркетинговое понятие, то сегодня под ERP-системой чаще всего понимают класс специализированных программных средств. В широком же смысле она представляет собой методологию планирования и управления всеми ресурсами предприятия. Исторически стратегия ERP была сформирована на основании своих предшественниц:

MRP — планирование материальных потребностей.
MRP II — планирование производственных ресурсов.

В отличие от них, ERP-система может быть использована для очень больших предприятий, часто территориально распределённых. В данном случае речь идёт о планировании корпоративных ресурсов, поскольку она уделяет внимание не только производственному, но и всестороннему финансовому планированию. Существенной особенностью ERP-системы является также возможность её применения на абсолютно любых предприятиях вне зависимости от специфики работы, в том числе и на не занимающихся производственной деятельностью. Рассматривая её в качестве следует отметить оснащённость более мощным комплексом технических средств, облегчающих или замещающих процесс принятия решений.

Назначение ERP-системы на предприятии

Чтобы решиться на коренные преобразования в деятельности своей компании, связанные с внедрением информационной системы управления и реализацией новой бизнес-стратегии, руководство должно чётко осознавать всю необходимость этого шага, которая должна выражаться в следующих ключевых моментах:

нежелании принимать текущее положение дел;
существовании необходимости использования современных технологий для усиления позиций бизнес-субъекта на рынке в условиях конкурентной борьбы;
ожидании получить значительные преимущества от внедрения.

В первую очередь применение ERP-системы призвано способствовать успешной реализации аналогичной бизнес-стратегии, исполнение которой должно обеспечить эффективное планирование ресурсов предприятия и управление ими. Для этого необходимо оптимизировать работу его подразделений, а именно добиться максимальной согласованности между ними и сократить административные затраты. Этого можно достичь за счёт преимуществ, предоставляемых информационной системой. Это:

Повышение прозрачности бизнес-процессов.
Решение проблем с упорядочиванием и поиском нужной информации.
Повышение достоверности и актуальности данных.
Увеличение скорости документооборота между подразделениями.
Организация единого информационного пространства между головным офисом и удалёнными филиалами.
Сокращение времени заполнения документации и избавление от возможных ошибок.
Увеличение скорости принятия решений на всех уровнях.

ERP-система обеспечивает повышение конкурентоспособности объекта не только за счёт внедрения в его работу более эффективных бизнес-процессов. Её использование должно также привести к сокращению общих расходов предприятия. Передовые инструменты планирования, моделирования и анализа помогают осуществить оптимизацию ресурсов производственной деятельности, финансовой сферы, а также работы складских, транспортных и прочих подразделений.

Основные особенности работы

В различных компаниях, даже занимающихся одним и тем же делом, все бизнес-процессы могут протекать абсолютно по-разному. Стандартизированная схема работы, которую предлагает информационная система управления предприятием, может значительно отличаться от применяемой здесь прежде. По этой причине рассматривать её лишь в качестве программного продукта в корне неверно, поскольку внедрение его требует от компании масштабных внутренних изменений в виде реорганизации существующих бизнес-процессов.

Концептуальные особенности этих систем напрямую связаны с их сущностью. Вспомним, что ERP-методология предполагает консолидацию всех жизненно важных подразделений предприятия для организации эффективного управления его ресурсами. Такое объединение реализуется внутри информационной системы посредством наличия единой общедоступной базы данных. Сведения поступают в хранилище лишь однажды, а впоследствии могут быть многократно переработаны и использованы различными внутренними и внешними потребителями. По сравнению с реальной жизнью, в этом случае происходит уменьшение затрат времени и сил сотрудников предприятия на принятие решений. Нужно также отметить, что ERP-система является не автоматизированной системой управления технологических процессов, а интегрированной информационной, основанной на их абстрактной модели, информация в которую вводится живыми людьми.

Структура базы данных, как и работа программного комплекса в целом, должна быть устроена таким образом, чтобы отражать деятельность всех подразделений без исключения. Такой подход даёт возможность проводить мониторинг общей совокупности ресурсов и деловых процессов предприятия практически в режиме реального времени, а значит, и осуществлять оперативное и стратегическое управление ими.

Одна из основных задач ERP-систем состоит в оптимизации процесса планирования и контроля над выполнением плана. Встроенные интеллектуальные алгоритмы значительно упрощают для своих пользователей её решение. К примеру, планирование и управление производственным предприятием имеет множество специфических особенностей, связанных с неоднородностью его составных частей. Так, на одном заводе могут существовать цеха, работающие как непрерывно, так и дискретно. С этой точки зрения внедряемая система ERP-класса должна быть универсальной и содержать в себе широчайший набор специализированных модулей.

Поскольку современные предприятия сегодня часто территориально распределены, очень важно, чтобы и отдалённые от главного офиса филиалы были обеспечены полноценным доступом к общему информационному Это реализуется самыми передовыми сетевыми технологиями, задействованными при разработке ERP-систем, которые также предусматривают и разграничение прав доступа пользователей к хранящимся в них сведениям.

Функциональность систем ERP-класса

Говоря о функциях, нельзя забывать о том, что любой продукт ERP-класса — это система управления предприятием в целом. Диапазон его возможностей в первую очередь будет зависеть от масштаба и особенностей работы объекта, для нужд которого он используется. Рассмотрим классический набор функций:

Производство

Ведение конструкторских и технологических спецификаций выпускаемых товаров или выполняемых услуг с целью определения количества требуемых материалов и норм трудовых затрат.
Составление производственных планов.
Планирование и управление техническими мощностями предприятия в различном приближении: от отдельных единиц до цеховых и производственных объединений.

Финансы

Оперативный бухгалтерский, финансовый, управленческий, налоговый учёт и контроллинг.
Управление активами предприятия, в том числе основными фондами, ценными бумагами, банковскими счетами и проч.
Всестороннее планирование предприятия и контроль его результатов.

Логистика

Формирование плановых показателей требуемых объёмов материалов, сырья, деталей, комплектующих в соответствии с планами производства.
Управление снабжением и сбытом: учёт контрагентов, ведение реестра договоров, управление цепями поставок, реализация складского планирования и учёта.

Кадры

Управление процессом подбора персонала.
Оперативный кадровый и табельный учёт, ведение штатного расписания, расчёт зарплат.
Планирование трудовых ресурсов.

Ведение планов продаж.
Управление ценообразованием на различных видах рынка с целью формирования адекватной общей стратегии предприятия, прозрачной политики расчёта стоимости товаров: учёт скидок и особых условий продаж.
Планирование и контроль проводимых рекламных и маркетинговых мероприятий.

Проекты. Отчётность

Предоставление широкого выбора стандартизированных бухгалтерских, финансовых и управленческих отчётных форм, а также гибкий механизм создания пользовательских.
Составление общей стратегии: поэтапное планирование необходимых для успешного осуществления сроков, материальных, финансовых и кадровых ресурсов.
Мониторинг основных показателей выполнения проекта.

Какие предприятия могут использовать у себя ERP- системы

На первый взгляд может показаться, что системы этого класса предназначены исключительно для крупных производств, поскольку именно для них в большей степени характерна высокая сложность структуры потоков ресурсов и процессов различных видов. Однако существуют ситуации, когда предприятию небольшого размера может быть недостаточно использования классов MRP или MRP II. Сегодня на рынке можно приобрести программные продукты, обладающие различными возможностями. В зависимости от масштаба предприятия, на котором они могут быть эффективно использованы, выделяют тяжёлые, средние и лёгкие решения.

Что касается непроизводственных организаций, то системы класса ERP применимы в том числе и для них. Для таких предприятий будет достаточно и не слишком широкого функционала. На данный момент существуют малые интегрированные или локальные разновидности систем, которые смогут удовлетворить потребности торговых компаний или организаций, работающих в сфере услуг. Также необходимо отметить, что многие разработчики предлагают своим клиентам и отраслевые продукты.

О способах классификации

Самый очевидный признак, по которому могут быть классифицированы все системы управления предприятием ERP, — это масштаб организации, где они могут быть применимы. С этой точки зрения в зависимости от числа рабочих мест принято выделять решения для:

Крупных корпораций (свыше 10 тыс. чел.).
Средних корпораций (от 1 тыс. до 10 тыс. чел.).
Средних предприятий (от 100 до 1 тыс. чел).
Малых предприятий (менее 100 чел.).

Немаловажным признаком систематизации таких информационных продуктов является функциональность. В зависимости от реализуемого объёма выполняемых задач существует следующее общепринятое деление на:

Крупные интегрированные.
Средние интегрированные.
Финансово-управленческие.
Локальные.

Локальный вариант обычно представляет собой унифицированный коробочный информационный продукт узкой направленности, обладающий сравнительно небольшой общей стоимостью. Чаще всего он охватывает один или несколько блоков в области финансов организации или её учётной деятельности. Такие системы подходят для небольших производственных или торговых фирм.

Интегрированные информационные системы в зависимости от масштаба целевого объекта могут быть средними или крупными. Они охватывают все бизнес-процессы корпоративных структур, а именно взаимодействие с поставщиками и потребителями, производство конечного продукта, потоки материалов и финансов, отношения с персоналом, снабжение, хранение и сбыт, реализация проектов и многие другие.

Современный рынок ERP-систем

Все представленные сегодня на отечественном рынке программные продукты можно разделить на две основные категории: российского и импортного производства. Отличия между ними заключаются не только в месте создания, но и в функциональных возможностях.

Мощные западные разработки служат эталонами того, что принято называть системами класса ERP. Ярчайшими примерами таковых являются продукты фирм SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Все они могут применяться на целевых объектах любого уровня, в том числе и очень крупных. Однако их использование российскими компаниями может быть часто затруднено из-за возможного возникновения следующих проблем:

Неготовность предприятий к серьёзной реорганизации существующих бизнес-процессов. Масштаб таких изменений преувеличить сложно. Бизнес-процессы иностранных систем управления предприятием кардинально отличаются от тех, которые принято использовать в нашей стране.
Недостаточное количество специалистов, способных с должным уровнем качества реализовать проект внедрения импортной ERP-системы в России.
Высокая стоимость использования таких решений.

Несмотря на общее отставание от западных аналогов, современные российские разработки постепенно наращивают свой функционал. Они полностью адаптированы к работе отечественных предприятий. И могут быть успешно внедрены, если в конкретном случае не требуется широкого охвата бизнес-процессов, а достаточно лишь наладить учёт по некоторым направлениям деятельности при помощи ERP-системы. Примеры передовых отечественных разработок — это продукты компаний 1C и «Галактика».

Взгляд в будущее — ERP II

Появившаяся некоторое время назад концепция ERP II стала результатом совершенствования методологии ERP. Планирование ресурсов предприятия и управление ими остаются здесь в числе основных задач. Однако бурное развитие Интернета, инициировавшее зарождение новой методологии, наложило свой отпечаток, сделав и традиционный бизнес отчасти электронным. ERP II представляет собой сочетание классической системы управления предприятием со специфическими решениями сетевой коммерции.

Теперь стало чрезвычайно важно взаимодействовать со своими контрагентами по сети. Для этого существует два важных направления: и отношениями с клиентами. Внутрифирменная информация перестаёт быть лишь таковой, выходит во внешнюю среду и становится основой сотрудничества с другими субъектами бизнеса. Новая концепция в таком случае формулируется как управление ресурсами и внешними отношениями предприятия. Помимо идейной переориентации, системы ERP II получили собственные технологические особенности.

Решение вопроса выбора системы

Выбор программного обеспечения такого уровня — процесс чрезвычайно ответственный. Неверно принятое решение по этому вопросу, в особенности для масштабных проектов, может повлечь за собой внушительные временные и денежные затраты при отсутствии ожидаемого результата.

Эффективное внедрение масштабной системы, которая, к примеру, должна обеспечивать результативное управление производственным предприятием, в обязательном порядке потребует от него реинжиниринга бизнес-процессов. Важно не допустить ситуации, при которой по завершении процедуры внедрения программы она бы осуществляла сбор неиспользуемых данных или не решала бы нужных задач. По этой причине лучше для пригласить к сотрудничеству зарекомендовавшую себя в этом деле команду экспертов.

Существует некоторый перечень критериев, на основании которых проектной командой по согласованию с администрацией целевой компании может быть принято оптимальное, экономически выгодное решение по вопросу выбора программного продукта:

Соответствие технических и функциональных возможностей системы основным целям работы предприятия.
Совокупная стоимость владения должна умещаться в выделенный для этих целей бюджет. Кроме затрат на покупку системы, сюда входят эксплуатационные и прочие виды косвенных затрат.
Внедряемая информационная система ERP-класса должна соответствовать всем общепринятым техническим требованиям, а значит, быть масштабируемой, надёжной, устойчивой к возможным сбоям, иметь средства антивирусной и антихакерской защиты.
Поставщиком должны гарантироваться последующее сопровождение и поддержка установленного программного обеспечения.

Процесс внедрения систем класса ERP

Внедрение ERP-систем на предприятиях сопровождает реализацию на них одноимённых стратегий. Эта процедура в зависимости от масштабов целевого объекта обычно продолжается от нескольких недель до нескольких лет. Заниматься внедрением организация может своими силами или воспользоваться помощью специализирующихся на этом компаний. Можно выделить основные этапы этого процесса:

Первичная организация. Здесь необходимо определить стратегические цели, задачи и обозначить ожидаемый эффект от внедрения для конкретной организации. На основании этих данных можно будет составить технический план проекта.
Разработка проекта. На этом этапе происходит анализ текущей деятельности организации: стратегии её продвижения, бизнес-процессов. На основании его результатов строится модель системы, а в рабочий план вносятся соответствующие уточнения.
Исполнение проекта. Поскольку правила ведения бизнес-процессов диктует внедряемая ERP-система, здесь происходит их преобразование согласно унифицированным требованиям. В случае необходимости осуществляется разработка отчётных форм и алгоритмов переноса данных из используемых прежде учётных программ. Если на предыдущих этапах выявлена недостаточность функций системы для объекта, осуществляется её доработка. В заключение проводится обучение пользователей и предварительное тестирование.
Пуск в эксплуатацию. В процессе использования происходит выявление и устранение возможных ошибок и неполадок.

Система управления ERP-класса сегодня — не просто устанавливаемая на все компьютеры в организации копия дорогостоящего программного обеспечения, но и основная движущая сила перспективной бизнес-стратегии. Выбор её должен осуществляться на основании существующих потребностей и возможностей целевого объекта. От правильности принятого решения и выполнения шагов последующего внедрения зависит дальнейший успех всего бизнеса в целом.

Аббревиатура ERP происходит от английского выражения Enterprise Resource Planning , что дословно означает планирование ресурсов предприятия. Теоретически такая система представляет собой общую стратегию деятельности компании, которая учитывает следующие направления:

Управление финансовыми ресурсами - ведение налоговой отчетности, бухгалтерского учета, планирование бюджета;
Управление трудовыми ресурсами;
Управление активами;
Взаимодействие с партнерами и учет истории операций клиентов.

С практической стороны, говоря про ERP системы бизнеса, подразумевают программное обеспечение для автоматизации каждого из перечисленных направлений, а также других процессов деятельности компании для сведения их в общую взаимосвязанную базу данных, необходимых для работы предприятия.

Простыми словами ERP системами являются комплексы мероприятий, включающие в себя: модели управления потоками информации на предприятии, оборудование для ее хранения и обработки, программное обеспечение, IT-отдел и специалистов технической поддержки, а также непосредственно пользователей.

Строение IT-системы планирования ресурсов предприятия

Являясь сложным программным обеспечением, ERP система состоит из следующих элементов:

Платформа - основная среда (ядро), обеспечивающая работу компонентов программы, а также базовый функционал (справочная информация, функции) компании. Это основа системы, без которой ее работа невозможна.
Инструменты управления данными - сюда входит хранилище на сервере, программы для обработки информации и передачи их для работы модулей.
Подключаемые модули - независимые друг от друга программы, которые подключаются к платформе и используют в своей работе основные базы данных. Именно наличие независимых модулей, которые могут отключаться и подключаться без нарушения работы всего комплекса, отличает ERP системы от других видов программного обеспечения, используемого при автоматизации бизнес процессов.

Модули, подключаемые к основной платформе системы планирования ресурсов производства, условно делятся на три группы:

Внутренние - программы, используемые внутри предприятия, доступ к которым имеют сотрудники.
Внешние - программы, к которым имеют доступ клиенты и партнеры (например, личный кабинет дропшиппер посредника).
Коннекторы - программы для подключения с другими программными продуктами, не являющимися частью системы ERP, но используемые компанией в своей деятельности. Они выполняют обмен данными.

Где взять ERP систему для предприятия

Существует три способа приобрести ПО для планирования ресурсов:

Создание собственного продукта . Зачастую оказывается нерациональным методом, поскольку отсутствие профессионального подхода может привести к возникновению ситуации, когда будет учтено только одно направление, что не даст ощутимого эффекта. При этом внедренную таким способом систему, как правило, сложно заменить или дополнить.
Покупка готовой платформы и внедрение ее в работу предприятия . Тут необходимо сделать правильный выбор в соответствии с деятельностью вашей компании. Качественные и известные продукты стоят довольно дорого и требуют постоянной поддержки со стороны разработчика.
Профессиональная разработка ERP систем индивидуально для компании . Только 20% создаваемых на отечественном рынке программ успешно интегрируются в работу предприятий. А значит риск компании получить некачественный продукт по завышенной стоимости достаточно большой.

Как выбрать и внедрить ERP систему

Универсальной системы планирования ресурсов, подходящей для всех компаний, не существует. Для каждого производства выбирается свой наиболее оптимальный продукт, который затем корректируется в процессе внедрения.

Виды ERP систем для предприятий

Классификация систем планирования ресурсов предприятия осуществляется по нескольким параметрам, учет которых поможет вам в выборе подходящего продукта. Так, по назначению они могут быть отраслевыми и общими. Первый вариант подходит для очень крупных компаний, а также для предприятий, выпускающих уникальный продукт или применяющих нестандартные методики ведения бизнеса.

По виду организации выделяют системы следующих форматов:

Публичные - доступ к общему функционалу программы имеет множество пользователей, но ваши данные доступны только сотрудникам вашей компании.
Приватные - программа изолирована и может изменяться, и дорабатываться под задачи компании.
Гибридные - совокупность двух видов.

По типу хранения информации:

Облачные - базы данных располагаются на внешних серверах.
Внутренние - данные хранятся на собственном сервере компании.

По формату пользовательского интерфейса:

Стационарные (десктопные) - программное обеспечение для подключения к базам данных устанавливается на ПК и может работать автономно от сети интернет, используя только внутренние коммуникации.
Браузерные (работающие только онлайн) - доступ к системе осуществляется через сайт компании и личный кабинет сотрудника, клиента или партнера.

По архитектуре программного обеспечения:

Модульные - складываются из множества компонентов (модулей), разработанных для решения различных задач.
Монолитные - единые комплексные программы.

По классу лицензии на использование:

Проприетарная - закрытое ПО, для использования которого требуется оплатить лицензию.
Open Source - бесплатные программы с открытым исходным кодом.

Ошибки выбора системы планирования ресурсами

Неправильный выбор системы управления предприятием ERP не только повлечет за собой дополнительные расходы, но и может негативно отразиться на работе предприятия. Чтобы не допустить ошибок, вам нужно знать основные из них:

Отсутствие правильно выбранной и четко сформулированной цели . Важно понять, что ERP - должна улучшать работу компании, перенимая положительные стороны и компенсируя отрицательные. А потому, при выборе необходимо точно определить какой эффект от внедрения должен быть получен. Если вашей целью является оптимизация бизнеса в целом, вы не получите необходимого результата. Все задачи должны быть конкретизированы в техническом задании (ТЗ). При этом система должна быть адаптирована под компанию, а не наоборот. Полностью перестраивать бизнес, особенно если он прибыльный, под систему ERP - ошибочно.
Неправильный выбор методики решения поставленных задач . Каждая система ERP построена для определенной сферы бизнеса. Она может быть адаптирована для производственной сферы или исключительно для торговли.
Односторонний взгляд на выбор системы . Команда специалистов, составляющих ТЗ, выбирающих и контролирующих процесс внедрения системы должна включать в себя представителей различных отделов компании (IT, продаж, кадрового, производственного). В противном случае итоговый продукт будет выбран с позиции удобства только одного звена пользователей и не принесет должной эффективности предприятию в целом.
Недостаточная квалификация разработчика и специалистов, осуществляющих внедрение . Процесс создания и интеграции системы планирования ресурсов имеет высокую стоимость и многие компании, стремясь снизить затраты, обращаются к фирмам с малым опытом или используют бесплатные ERP системы, что достаточно рискованно.
Низкий уровень контроля процесса интеграции программы в систему .
Сложность интерфейса . Если программа слишком сложна для интуитивного понимания, вы можете столкнуться с проблемой необходимости обучения персонала работе с ней. Это также повышает риск случайных ошибок при внесении данных, что влечет за собой некорректное планирование и все вытекающие последствия.

Какие функции должна обеспечивать система планирования ресурсов

Основной инструмент при планировании бизнеса, позволяющий принимать решение - это отчетная документация. Именно она является основой работы ERP, которая в свою очередь должна предоставлять возможность анализировать данные отчетов с различных позиций. А потому эффективная ERP система должна обладать рядом следующих функций:

Обеспечение удобного документооборота . Основным назначением ERP систем является обеспечение быстрого оформления документации (счета, накладные, отчеты, прайсы), а также последующих операций с ними (поиск, доступ, пересылка, редактирование).
Планирование . Алгоритм системы, особенно для производства, должен позволять планировать платежи, поставки, работу склада, сезонные изменения, объемы продукции. Для каждой компании планирование производства носит индивидуальный характер и привязано к объемно-календарной стратегии.
Прозрачность информации . Программа должна фиксировать все операции, стороны, объемы и даты их проведения, что сделает работу компании более прозрачной для анализа.
Разграничение доступа для разных уровней . Поскольку система охватывает очень большой объем информации о работе компании, большая часть которой должна оставаться закрытой для сотрудников нижних уровней, клиентов и партнеров, она должна позволять закрывать часть данных для пользователей с различным допуском.
Единая сеть данных . Система ERP должна обеспечивать возможность отслеживать все процессы в отдельности (например, сделки) на всех уровнях от закупки сырья и производства, до оформления продажи и уплаты налога.
Кадровый учет . Программа должна предусмотреть возможность контроля численности персонала, планирование графика выходов и отработанных часов, учет уровня квалификации сотрудников и составление графиков отпусков, прохождения курсов повышение квалификации. Также эффективная система планирования предусматривает возможность расчета зарплат и премий, с учетом формы оплаты труда.
Работа с поставщиками . Функционал системы должен позволять хранить и обрабатывать базу поставщиков, отправлять запросы на наличие, планировать формирование заказов, высвобождение оборотных средств и оплату счетов, контролировать процесс доставки, а также вести отчетность по закупкам.
Работа с клиентами . Система должна позволять вести полный учет данных по каждому клиенту, независимо от того сколько юридических лиц входит в структуру последнего. Это подразумевает не только возможность предоставления клиенту работать через собственный кабинет, но и хранение данных по совершенным сделкам, дебиторской задолженности, планированию поставок, обработке счетов, истории сотрудничества. Это позволяет изучать спрос и уровень прибыли, полученной от каждого клиента.
Сервисное обслуживание и ремонт . Если речь идет о производстве, эта часть программы должна обеспечивать планирование технического осмотра оборудования, графика проведения планового ремонта, модернизации или замены оснащения предприятия. Для торговых предприятий в системе должна быть предусмотрена возможность учета сервисного обслуживания проданных товаров и ремонта по гарантийным обязательствам.

Особенности внедрения ERP

Система планирования ресурсов оперирует базами данных, которых, как правило, очень много. Непосредственно сама информация может находиться на различных носителях, включая бумажную документацию, а потому ее перенос в электронный формат - это огромный труд. Сами данные разделяют на две группы:

Важные - информация, которая является основой деятельности предприятия. Это данные о работе и управлении производством, отчетность отдела продаж и кадровиков. Они должны использоваться в системе ERP обязательно.
Общие - информация, имеющая значение для конкретной компании, которая не используется компанией постоянно, но является также важной. Эти данные добавляются в систему по необходимости или по требованию руководства компании.

Идеальная ERP должна предусматривать возможность использования всех видов данных, но на практике, чтобы упростить процесс внедрения, для начала учитываются важные, а затем постепенно интегрируются общие.

Исходя из того, какие данные должны быть использованы и требуемого функционала системы, составляется техническое задание. Оно представляет собой официальный документ (инструкцию), демонстрирующий какие задачи и цели необходимо реализовать в процессе внедрения. На основе ТЗ составляется календарный план работ по интегрированию.

Выделяют три стратегии внедрения системы планирования ресурсов предприятия:

Пошаговая интеграция - вначале в эксплуатацию запускаются основные модули (например, учет финансов, бухгалтерия и документооборот), а затем после отладки их работы, постепенно внедряются остальные. Этот метод занимает очень много времени и не может продемонстрировать достижения результата сразу. Он нередко применяется компаниями при самостоятельной разработке системы.
Комплексное внедрение - система применяется сразу по всем направлениям и в полном объеме, а затем производится постепенная отладка работы. Этот метод позволяет быстро интегрировать систему планирования ресурсов предприятия. Он применяется при покупке готового программного обеспечения.
Комбинированный метод - внедрение ERP систем происходит сразу по всем направлениям деятельности, но поэтапно. Эта стратегия позволяет максимально сократить время на внедрение при наименьшей потере качества работы. Чаще всего применяют такую методику частные компании, предлагающие услуги по разработке индивидуального ПО.

Как работает ERP система и кому она необходима

Учитывая сложность и высокую стоимость, внедрение ERP будет целесообразным только для крупных компаний, где объем данных для учета очень велик и требует систематизации. Высокую эффективность такие системы демонстрируют для крупносерийного производства, в различных корпорациях и холдингах. Если же компания не выпускает широкий ассортимент или занимается изготовлением мелких партий, столь серьезная система планирования ресурсов ей не требуется, и только замедлит процесс и приведет к неоправданным убыткам.

Единственным исключением, по мнению специалистов консалтинговых агентств является использование ERP систем небольшими компаниями, работающими в условиях очень высокой конкуренции, где автоматизация всех процессов создает дополнительное преимущество.

Чтобы понять нужна ли вам такая система, необходимо просчитать экономическую эффективность от ее внедрения. Она может определяться различными параметрами (снижение запасов, скорость производства продукции, сокращение штата, повышение производительности труда), и в итоге для самого предприятия должна приносить дополнительную прибыль или, как минимум, сокращение расходов.

Краткий обзор популярных ERP

Чаще всего основные ERP системы компаний - это готовые продукты, скорректированные под деятельность предприятия. Они могут быть платными и бесплатными. При грамотном внедрении можно добиться эффективности в обоих случаях.

Популярные бесплатные продукты:

ERPNext - минималистичная программа для работы частного предпринимателя (ИП). Основной недостаток - ограниченное дисковое пространство, которое можно увеличивать за дополнительную плату.
Галактика ERP - разработана под отечественный рынок и позволяет учитывать частые изменения в законодательстве.

Платные программы:

SAP ERP - одна из наиболее популярных систем, предлагающих широкий функционал и удобный интерфейс.
1С:Предприятие - достаточно популярная и доступная по цене система, предлагающая большое количество специализированных решений.
OpenBravo ERP - программа для среднего уровня с удобным масштабированием и доступной стоимостью.

Достоинства и недостатки ERP

Большинство недостатков ERP систем вытекает из ее основных качеств, поскольку основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при внедрении программы связаны с допущением ошибок при принятии решения о необходимости использования и непосредственном выборе ПО.

Отрицательные стороны интеграции системы планирования ресурсов

Несмотря на то, что назначение ERP систем - это улучшение процесса деятельности производства, они имеют свои недостатки. В числе последних:

Сложность программы и, как следствие, высокая цена покупки и внедрения.
Повышенные требования к оборудованию для хранения и обработки данных , включая сервера для хранения резервных копий. Оно должно быть надежным и быстродействующим, что определяет высокую стоимость.
Необходимость обеспечения дополнительной защиты данных , тщательный контроль системы безопасности и настройка иерархии доступа. Хранение информации в электронном формате, и особенно с доступом через сеть, повышают риск хищения или уничтожения (намеренного или случайного) важных документов.
Зависимость от энергообеспечения компании . Если в офисах, складских помещениях или в торговых залах компании неполадки с электрической сетью, работа компании может полностью остановиться.

Практические достоинства ERP-системы

Внедрение стратегии и программного обеспечения для учета и планирования ресурсов - это эффективный способ добиться улучшений в работе компании, который обладает следующими преимуществами:

Возможность интеграции в различные типы производства и быстрая адаптация под широкий спектр деятельности предприятий. Система ERP подходит для промышленных комплексов, банковских организаций, торговых предприятий, сферы услуг.
Поддержка методов планирования по различным направлениям деятельности компании.
Возможность построения виртуального предприятия.
Качественный учет финансов по всем подразделениям.
Возможность управления корпорациями с большим количеством международных подразделений и удаленных сотрудников.
Масштабируемость и гибкость для внедрения на предприятиях различной величины.
Способность работать с другими программами и приложениями, используемыми на предприятии.
Интеграция данных в единую систему, что делает их доступными для множества отделов.

Понимая особенности ERP системы, что это простыми словами и как выбрать для своего предприятия, вы сумеете предостеречь себя от ошибочной покупки ненужного вам дорогостоящего продукта, подобрав наиболее эффективный, сможете грамотно осуществить внедрение, добиться повышения эффективности и прибыли компании.

Понятие ERP ввёл аналитик Гартнер Ли Уайли (Gartner Lee Wylie) в 1990 году в исследовании о развитии MRP II. Уайли спрогнозировал появление тиражируемых многопользовательских систем, обеспечивающих сбалансированное управление всеми ресурсами организации, не только относящихся к основной деятельности производственного предприятия, но и объединяющих посредством общей модели данных данные о производстве, закупках, сбыте, финансах, кадрах. В начале 1990-х годов концепция обрела известность за счёт поддержки производителями прикладного программного обеспечения.

Таким образом, ERP - Enterprise Resource Planning (англ.) - информационная система, созданная для обработки хозяйственных операций (бизнес-процессов), использование которой способствует увеличению конкурентных преимуществ фирмы. В более широком смысле под ERP системой понимается методология эффективного планирования и управления ресурсами фирмы.

Если в начале 1990-х годов ERP-системы внедрялись, прежде всего, в промышленности, и, как решения реализующие MRP II как компонент -- машиностроительными предприятиями, то во второй половине 1990-х годов применение ERP-систем стало повсеместным и в сфере услуг, в том числе предприятиями электросвязи, энергосбытовыми компаниями, и даже органами государственной власти и некоммерческими организациями. К этому же времени в связи с быстрым ростом количества модулей в ERP-системах и их функциональных возможностей относится представление о ERP-системах как всеобъемлющем программном обеспечении для организаций, принципиально заменяющем все прочие прикладные программы, сменившееся к началу 2000-х годов выделением таких функций как CRM и PLM в отдельные от ERP программные пакеты и очерчиванием рамок ERP как универсальных систем для бэк-офисных процессов и управления ресурсами.

В качестве характеристической особенности ERP-стратегии отмечается принципиальный подход к использованию единой транзакционной системы для подавляющего большинства операций и бизнес-процессов организации, вне зависимости от функциональной и территориальной разобщённости мест их возникновения и прохождения, обязательность сведемния всех операций в единую базу для последующей обработки и получения в реальном времени сбалансированных планов.

Тиражируемость, то есть возможность применить один и тот же программный пакет для разных организаций (возможно, с разными настройками и расширениями), фигурирует как одно из обязательных условий ERP-системы. Одной из причин повсеместного использования тиражируемых ERP-систем вместо разработки на заказ указывается возможность внедрения лучших практик посредством реинжиниринга бизнес-процессов согласно решениям, применённым в ERP-системе. Однако, встречаются и упоминания интегрированных систем, разработанных для отдельной организации на заказ как ERP-систем.

Необходимость всеобъемлющего применения ERP-системы в территориально-распределённых организациях требует поддержки в единой системе множества валют и языков. Более того, необходимость поддерживать несколько организационных единиц (несколько юридических лиц, несколько предприятий), несколько различных планов счетов, учётных политик, различных схем налогообложения в едином экземпляре системы оказывается необходимым условием для применения в холдингах, ТНК и других дистрибьюторских предприятиях.

Применимость в различных отраслях накладывает на ERP-системы , с одной стороны, требования к универсальности, с другой стороны -- поддержку расширяемости отраслевой спецификой. Основные крупные системы включают готовые специализированные модули и расширения для различных отраслей (известны специализированные решения в рамках ERP-систем для машиностроительных и обрабатывающих производств, предприятий добывающей промышленности, розничной торговли, дистрибуции, банков, финансовых организаций и страховых компаний, предприятий электросвязи, энергетики, организаций сектора государственного управления, сферы образования, медицины и других отраслей).

Возможности и фукции ERP-систем.

Процессы планирования ресурсов предприятий являются межфункциональными, заставляющими фирму выходить за традиционные, функциональные и локальные рамки. Кроме того, различные бизнес-процессы предприятия часто связаны между собой. Более того, данные, располагавшиеся ранее на различных неоднородных системах, сейчас интегрированы в единую систему.

ERP-системы используют «лучшие практики».

Системы планирования ресурсов предприятий вобрали в себя более тысячи лучших способов организации бизнес-процессов. Эти лучшие практики могут быть использованы для улучшения работы фирм. Выбор и внедрение ERP-систем требует внедрения таких лучших практик.

ERP-системы делают возможной организационную стандартизацию.

Системы планирования ресурсов предприятий делают возможной организационную стандартизацию различных географически разделенных подразделений. В результате подразделения с нестандартными процессами можно сделать такими же, как и другие подразделения, имеющие эффективные процессы. Более того, фирма может предстать перед внешним миром как единая организация. Вместо того чтобы получать разные документы, когда какая-то фирма имеет дело с разными филиалами или предприятиями данной компании, эта компания может быть представлена миру в виде единого общего образа, что ведет к улучшению ее имиджа.

ERP-системы устраняют информационную асимметрию.

Системы планирования ресурсов предприятий складывают всю информацию в одну и ту же основную БД, устраняя многочисленные информационные несоответствия. Это приводит к нескольким результатам. Во-первых, обеспечивается повышение контроля. Если один из пользователей не выполняет свою работу, другой видит, что что-то не было сделано. Во-вторых, открывается доступ к информации для тех, кому она нужна; в идеале, обеспечивается улучшенная информация для принятия решений. В-третьих, информация перестает быть предметом посредничества, так как она становится доступной и для руководства, и для служащих компании. В-четвертых, организация может стать «плоской»: так как информация широко доступна, нет потребности в дополнительных малоценных работниках, чья основная деятельность - подготовка информации для распространения среди руководства и служащих компании.

- ERP-системы обеспечивают информацией в реальном времени. В традиционных системах большое количество информации фиксируется на бумаге, а затем передается другой части организации, где она или переоформляется (обычно агрегируется), или переводится в компьютерный формат. С ERP-системами большое количество информации собирается у источника и непосредственно помещается в компьютер. В результате, информация тут же становится доступной для других.
- ERP-системы обеспечивают одновременный доступ к одним и тем же данным для планирования и контроля.

Системы планирования ресурсов предприятия используют единую БД, где большая часть информации вводится один и только один раз. Так как данные доступны в реальном времени, фактически все пользователи организации имеют доступ к одной и той же информации для планирования и контроля. Это может способствовать более согласованному планированию и управлению по сравнению с традиционными системами.

ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации.

Системы планирования ресурсов предприятий также способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации (между различными функциональными и географически разделенными подразделениями). Наличие взаимосвязанных процессов приводит функциональные и географически разделенные подразделения к взаимодействию и сотрудничеству. Стандартизация процессов также способствует сотрудничеству, так как между процессами становится меньше противоречий. Кроме того, единая БД способствует взаимодействию, обеспечивая каждое географически разделенное и функциональное подразделение нужной им информацией.

ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству между организациями.

ERP-система обеспечивает информационную магистраль для организации взаимодействия и сотрудничества с другими организациями. Фирмы все больше и больше открывают партнерам свои БД для облегчения снабжения и других видов деятельности. Чтобы данная система работала, необходим единый архив, которым могут пользоваться партнеры; и ERP-системы могут быть использованы для содействия таким обменам.

Большинство современных ERP-систем построены по модульному принципу, что дает заказчику возможность выбора и внедрения лишь тех модулей, которые ему действительно необходимы. Модули разных ERP-систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем не менее, есть некоторый набор функций, который может считаться типовым для программных продуктов класса ERP. Такими типовыми функциями являются:

· ведение конструкторских и технологических спецификаций. Такие спецификации определяют состав конечного изделия, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления (включая маршрутизацию);
· управление спросом и формирование планов продаж и производства. Эти функции предназначены для прогноза спроса и планирования выпуска продукции;
· планирование потребностей в материалах. Позволяют определить объемы различных видов материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих), необходимых для выполнения производственного плана, а также сроки поставок, размеры партий и т.д.;
· управление запасами и закупочной деятельностью>. Позволяют организовать ведение договоров, реализовать схему централизованных закупок, обеспечить учет и оптимизацию складских запасов и т.д.;
· планирование производственных мощностей. Эта функция позволяет контролировать наличие доступных мощностей и планировать их загрузку. Включает укрупненное планирование мощностей (для оценки реалистичности производственных планов) и более детальное планирование, вплоть до отдельных рабочих центров;
· финансовые функции. В эту группу входят функции финансового учета, управленческого учета, а также оперативного управления финансами;
· функции управления проектами. Обеспечивают планирование задач проекта и ресурсов, необходимых для их реализации.

Структуру и основные функции ERP-систем также наглядно демонстрирует рисунок.(Рис.1)

Рис.1

Основные возможности ERP-систем можно представить в виде четырех блоков: планирование, учет, анализ, управление.

Планирование. Осуществлять планирование деятельности предприятия на различных уровнях значит:

· Формировать программу сбыта.
· Осуществлять производственное планирование (уточненная и утвержденная программа сбыта является основой плана производства, интеграция данных этих планов существенно облегчает процесс производственного планирования и обеспечивает их неразрывную связь).
· Формировать основной производственный план-график (детализированный оперативный производственный план, на основе которого осуществляется планирование и управление заказами на закупку и производство). Формировать планы на закупку.
· Осуществлять предварительную оценку выполнимости сформированных планов на различных уровнях планирования для внесения необходимых коррекций или принятия решения о привлечении дополнительных ресурсов.

Учет. В случае, если планы получили свое подтверждение, они приобретают статус актуальных планов, и начинается их реализация. Ранее смоделированный поток зависимых заказов превращается в реальный, порождающий потребности в материалах, трудовых ресурсах, мощностях и деньгах. Удовлетворение данных потребностей порождает учетные действия, обеспечивающие оперативную регистрацию прямых затрат, относящихся к производимой продукции (материальных, трудовых, эксплуатационных затрат в привязке к заданиям, технологическим операциям, проектным работам, работам по техобслуживани), и косвенных затрат, распределяемых по центрам финансовой ответственности. Все операции по регистрации прямых затрат вводятся, как правило, в натуральном выражении нормативного потребления (материальные - в соответствующих единицах измерения, трудовые -- временные и т.п). Для отражения соответствующего финансового результата ERP-системы предлагают мощные средства настройки финансовой интеграции, позволяющие обеспечить автоматический перевод потребленных ресурсов в их финансовый эквивалент.

Анализ. За счет оперативного отражения результатов деятельности управленческий персонал получает возможность в режиме реального времени осуществлять сравнительную характеристику планов и результатов, а наличие дополнительных модулей для расчета основных показателей и построения математических моделей значительно упрощает процесс бизнес-планирования.

Управление. Наличие оперативной информационной обратной связи о состоянии объекта управления, как известно, является основой любой системы управления. ERP-системы предоставляют такого рода обратную (достоверную и оперативную) информацию о состоянии проектов, производства, запасов, наличии и движении денежных средств и т.д., что в результате позволяет принимать обоснованные управленческие решения.

Таким образом,можно говорить об обширном наименовании функций и возможностей ERP-систем, которые позволяют современным копманиям руководить своей деятельностью эффективно,стабильно и надежно.